“私車公用”是否都必須簽訂租車協(xié)議？

小A，領(lǐng)導(dǎo)讓你去他辦公室一趟。小昭姐對(duì)正在處理單據(jù)的小A說(shuō)道。

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嗯，小A放下手里的活，來(lái)到了領(lǐng)導(dǎo)辦公室。

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小A，怎么樣，新工作感覺(jué)如何？

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嗯，還不錯(cuò)，辦公室姐姐們都挺照顧我的，崗位職責(zé)我也認(rèn)真學(xué)習(xí)了，都是按照崗位分工在逐步開(kāi)展工作，其中有什么不懂的地方都是邊做邊問(wèn)邊學(xué)。

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你的學(xué)習(xí)能力我沒(méi)有任何質(zhì)疑，相信你會(huì)很快適應(yīng)的。這次叫你過(guò)來(lái)主要有個(gè)任務(wù)。

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最近公司連同企業(yè)管理部門(mén)，人力資源部門(mén)準(zhǔn)備制定一個(gè)企業(yè)私車公用的管理制度，關(guān)于財(cái)務(wù)流程以及單據(jù)相關(guān)的部分由我們部門(mén)負(fù)責(zé)起草，聽(tīng)說(shuō)你最近在學(xué)習(xí)公司各項(xiàng)制度，剛好，我想聽(tīng)聽(tīng)你關(guān)于這部分的一些見(jiàn)解，特別是稅務(wù)方面的一些規(guī)定。

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嗯，好的，那我把我的一些見(jiàn)解想法整理一個(gè)發(fā)你吧。

小A接到新任務(wù)后陷入了思考

如果單位沒(méi)有公務(wù)用車，意思就是公司的資產(chǎn)上沒(méi)有車輛。

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那么公司要使用車輛怎么辦？租一個(gè)車（這個(gè)車可以是員工的車，也可以是租車行的），或者讓員工自己開(kāi)車去辦企業(yè)的公事。

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向外單位租車行租車這個(gè)不討論，按照正常經(jīng)濟(jì)行為辦理就行了，領(lǐng)導(dǎo)提出的私車公用指的是企業(yè)使用員工車輛辦公事。比如：
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1、員工有個(gè)車輛，單位租用了供單位辦事人員使用，期間員工對(duì)車輛沒(méi)有支配權(quán)。

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2、員工自己的車平時(shí)都是自己使用，平時(shí)為單位市內(nèi)辦事，市外短途出差開(kāi)了自己的車，下班就開(kāi)回家了。
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把員工的車租用這個(gè)不是很現(xiàn)實(shí)，員工的車都是自己要上下班使用的，一般也沒(méi)誰(shuí)愿意把車租給公司，公司要租車還不如直接在租車行租用，這樣不管是**提供，還是車輛的風(fēng)險(xiǎn)相關(guān)管理相對(duì)租用職工的車輛都要好操作一些。

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公司所提出的私車公用制度，其實(shí)主要指的上述第2種情況，員工辦公事，沒(méi)有公車使用，自己開(kāi)自己的車輛，然后對(duì)其使用規(guī)則的一個(gè)規(guī)定。

明確了一個(gè)范圍，小A開(kāi)始深入分析了
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1? ?以交通補(bǔ)貼的方式處理

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按照級(jí)別給不同級(jí)別的人發(fā)放不同金額的車輛補(bǔ)貼，當(dāng)然這部分補(bǔ)貼就是工資薪金的組成部分，同一級(jí)別的人每個(gè)月補(bǔ)貼金額是一致的，那么有了這個(gè)津貼，你平時(shí)辦事這些就不再單獨(dú)報(bào)銷任何費(fèi)用。

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這是一個(gè)好辦法，一方面不需要**報(bào)銷「當(dāng)然也有采取用**報(bào)銷方式領(lǐng)取補(bǔ)貼」，但不管你是現(xiàn)金方式還是報(bào)銷方式向職工支付的收入，均應(yīng)該視為個(gè)人取得公務(wù)用車補(bǔ)貼收入，按照工資薪金計(jì)算繳納個(gè)人所得稅。

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所以，如果采用這種方式，建議不用讓員工提供**了，不管從財(cái)會(huì)2009 242號(hào)文的規(guī)定還是個(gè)稅的規(guī)定，這種形式都要計(jì)入工資總額并交納個(gè)人所得稅。

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另一方面，標(biāo)準(zhǔn)固定，方便核算和管理。單位人人有份，統(tǒng)一發(fā)放的補(bǔ)貼計(jì)入工資計(jì)稅也沒(méi)有稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。但是這里面有個(gè)問(wèn)題，就是有失公平。

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補(bǔ)貼發(fā)放只考慮的級(jí)別差異，但是同一級(jí)別的人由于工作性質(zhì)不一樣，出門(mén)辦事的頻率肯定不一樣，有些人可能一個(gè)月也難得出門(mén)一次，而有些人可能天天跑，這種公平性就有欠缺。

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比如同樣財(cái)務(wù)部，小A之前跑稅的崗位每個(gè)月要自己開(kāi)車去N次稅務(wù)局，現(xiàn)在費(fèi)用報(bào)銷崗一個(gè)月每一次外出，但是級(jí)別一樣，補(bǔ)助一樣，這顯然不公平？

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為了公平合理，按照工作性質(zhì)也額外加了一個(gè)崗位額外補(bǔ)貼「特殊崗位多發(fā)點(diǎn)」，來(lái)平衡這種差異，這樣做的話就更合理了。

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但是，你考慮的再周全也有臨時(shí)額外任務(wù)的發(fā)生，固定的補(bǔ)貼永遠(yuǎn)考慮不到臨時(shí)任務(wù)。

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這種情況下也好辦，那就是單位在每個(gè)月度薪酬考核時(shí)候，可以加入出車單制度，員工對(duì)自己額外的非崗位本職工作的臨時(shí)出車事項(xiàng)以及里程「這個(gè)需要公司以制度方式定下來(lái)，主要要包括里程的補(bǔ)貼金額」以填寫(xiě)出車單方式提出補(bǔ)貼申請(qǐng)。

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經(jīng)過(guò)審核「這個(gè)審核流程就看公司具體的管理要求」后增加到每個(gè)月工資里面。這點(diǎn)有點(diǎn)類似加班費(fèi)，多加班了就多報(bào)點(diǎn)。

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好了，以上就是一種做法，采取車輛補(bǔ)貼方式來(lái)處理。

這種處理方式的優(yōu)點(diǎn)：

核算簡(jiǎn)單，可以不需要**直接發(fā)放，標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，企業(yè)容易計(jì)算和管理。

這種處理方式的缺點(diǎn)：

全部計(jì)入員工個(gè)人工資，對(duì)于用車多的人來(lái)說(shuō)，個(gè)人所得稅負(fù)擔(dān)重，形成我出去辦事多，我申請(qǐng)的補(bǔ)貼就多，補(bǔ)貼的金額如果在剛好能彌補(bǔ)了我的車輛費(fèi)用外就沒(méi)什么盈余了的話，我拿的多反而我的個(gè)人所得稅扣多，最后算下來(lái)我還虧了，干的多拿的少的現(xiàn)象又出現(xiàn)了。這比較要命！
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2 建立報(bào)銷制度?據(jù)實(shí)報(bào)銷方式

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好了，我們?cè)賮?lái)看私車公用的其他處理方式，很多單位不想把這個(gè)當(dāng)成一個(gè)人人都按標(biāo)準(zhǔn)享有的補(bǔ)貼來(lái)發(fā)，他們覺(jué)得，我員工自己開(kāi)車為公司辦事，事項(xiàng)合情合理，發(fā)生的費(fèi)用就應(yīng)該據(jù)實(shí)報(bào)銷。

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而且，這和我們?nèi)粘５某霾畹馁M(fèi)用一樣，不應(yīng)該屬于員工為本單位或者雇主提供取得工資的服務(wù)，不應(yīng)該繳納個(gè)人所得稅。

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這個(gè)說(shuō)法，小A覺(jué)得，沒(méi)毛病！該不該？該！

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為什么沒(méi)有問(wèn)題？很簡(jiǎn)單，《基本準(zhǔn)則》第十六條規(guī)定企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照交易或者事項(xiàng)的經(jīng)濟(jì)實(shí)質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)確認(rèn)、計(jì)量和報(bào)告，不應(yīng)僅以交易或者事項(xiàng)的法律形式為依據(jù)；第三十三條規(guī)定費(fèi)用是指企業(yè)在日?；顒?dòng)中發(fā)生的、會(huì)導(dǎo)致所有者權(quán)益減少的、與向所有者分配利潤(rùn)無(wú)關(guān)的經(jīng)濟(jì)利益的總流出。

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公司私車公用發(fā)生的費(fèi)用完全是滿足會(huì)計(jì)準(zhǔn)則費(fèi)用定義的要求，是企業(yè)日常活動(dòng)中發(fā)生的與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)相關(guān)的費(fèi)用，我按照經(jīng)濟(jì)實(shí)質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)確認(rèn)，計(jì)量和報(bào)告，沒(méi)有任何問(wèn)題！如果你不入賬反而不能反映企業(yè)真實(shí)業(yè)務(wù)，那才是隱匿費(fèi)用，會(huì)計(jì)信息失真的表現(xiàn)。

那怎么做？
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有《準(zhǔn)則》，還得制定報(bào)銷憑制度?！稖?zhǔn)則》是個(gè)方向，具體企業(yè)管理中還得在準(zhǔn)則的框架下建立符合企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的財(cái)務(wù)報(bào)銷制度，這樣大家都以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行報(bào)銷核算，在業(yè)務(wù)真實(shí)性考察上才更符合內(nèi)部控制和管理要求。

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更重要的是在稅務(wù)外部遵從上更合理，更能避免一些不必要的稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

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沒(méi)有規(guī)矩就不成方圓，如果這個(gè)人報(bào)銷是這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，其他人又是另外一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，那對(duì)于費(fèi)用真實(shí)性問(wèn)題就存在漏洞，也會(huì)導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息失真。

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所以，建立制度是關(guān)鍵！

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可以單獨(dú)制度一個(gè)私車公用報(bào)銷制度，也可以在公司差旅費(fèi)報(bào)銷制度下加入私車公用的規(guī)定。

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制度其實(shí)主要規(guī)定報(bào)銷流程和報(bào)銷相關(guān)單據(jù)，當(dāng)然私車公用涉及員工安全問(wèn)題我覺(jué)得也很有必要規(guī)定一下「這個(gè)小A覺(jué)得人力資源部門(mén)會(huì)考慮」。

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報(bào)銷流程和單據(jù)就是具體怎么做？填寫(xiě)那些單據(jù)，準(zhǔn)備那些票據(jù)？

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包括出差前出車申請(qǐng)單「出差時(shí)間、出差地點(diǎn)、出差事由等」，出差完成后的出差總結(jié)報(bào)告，出差人員需要提供的報(bào)銷表格式「包括實(shí)際出差天數(shù)、發(fā)生的實(shí)際費(fèi)用等」

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具體出差過(guò)程中的過(guò)路費(fèi)、停車費(fèi)等費(fèi)用可以憑票填寫(xiě)報(bào)銷單，油費(fèi)這塊處理主要可以采用里程數(shù)來(lái)計(jì)算金額，比如制度里面規(guī)定主要的出差地點(diǎn)，一般長(zhǎng)途出差公司不會(huì)允許自己開(kāi)車的，都是省內(nèi)出差，所以把省內(nèi)主要的市州公里數(shù)以制度的方式固定下來(lái)，實(shí)際出差就按照制度規(guī)定的里程采取每公里定額報(bào)銷多少錢(qián)的方式計(jì)算。
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制度建立好了后呢？

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可能稅法現(xiàn)在真的太嚴(yán)格了，所以大部分會(huì)計(jì)看問(wèn)題很多時(shí)候都沒(méi)從會(huì)計(jì)核算角度看問(wèn)題，首先就是稅法滿足條件不，感覺(jué)就是只要稅法允許，我就能報(bào)銷，其實(shí)這根本就是兩回事。

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我們?cè)谌粘：怂阒锌隙ㄊ窍瓤紤]會(huì)計(jì)制度要求，稅法的合規(guī)性要求我們也必須審視，報(bào)銷制度如果和稅法規(guī)定有差異，要么你就調(diào)整制度，要不你就進(jìn)行納稅調(diào)整。

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正常情況下，既滿足核算要求，又不會(huì)稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，所以會(huì)計(jì)制度制定完后，我們就要看看稅法上符合要求不，然后再反過(guò)來(lái)調(diào)整制度，讓其滿足稅會(huì)雙要求。

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稅務(wù)上怎么說(shuō)？

個(gè)人所得稅方面，這些費(fèi)用都是員工發(fā)生的與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有關(guān)的費(fèi)用，和任職取得工資的行為沒(méi)有任何關(guān)系，性質(zhì)等同于差旅費(fèi)，小A覺(jué)得完全不需要代扣個(gè)人所得稅。

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以實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用來(lái)報(bào)銷也不屬于國(guó)稅函2006年245號(hào)文中規(guī)定的取得的補(bǔ)貼收入，這僅僅是個(gè)人因公出差實(shí)際發(fā)生費(fèi)用的報(bào)銷而已。

千萬(wàn)不要聞稅色變

稅務(wù)的有些規(guī)定其實(shí)主要是堵塞稅收漏洞，比如這個(gè)私車公用的漏洞。
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1、稅務(wù)局主要擔(dān)心的風(fēng)險(xiǎn)就是通過(guò)憑票報(bào)銷的方式發(fā)放人人有份的補(bǔ)貼，把工資變相的以這種方式發(fā)放，來(lái)規(guī)避個(gè)人所得稅。所有有了245號(hào)文的規(guī)定。

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2、擔(dān)心虛報(bào)費(fèi)用的方式來(lái)增加公司經(jīng)營(yíng)成本，偷逃企業(yè)所得稅，比如用大量加油票來(lái)報(bào)銷，都是虛假業(yè)務(wù)。所有需要審核你的業(yè)務(wù)真實(shí)合理性。

但是稅務(wù)局決定不會(huì)以此來(lái)一刀切到企業(yè)正常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的事項(xiàng)安排。

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我們不能因?yàn)檫@個(gè)就覺(jué)得正常的經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)制定制度報(bào)銷就都是不能操作的，都要扣個(gè)稅才對(duì)。

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只要我們制度健全，費(fèi)用合理，出差業(yè)務(wù)證據(jù)充分，我們又不是變相發(fā)補(bǔ)貼，又不是違規(guī)亂報(bào)銷，那這種操作方式小A覺(jué)得就能獲得稅務(wù)的認(rèn)可，而不是一言不合都不行。

總結(jié)
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日常生活中，我們會(huì)遇到很多經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)類型，書(shū)本上很多時(shí)候都沒(méi)法找到標(biāo)準(zhǔn)答案，特別是在現(xiàn)在這種經(jīng)濟(jì)社會(huì)，業(yè)務(wù)模式多種多樣，新業(yè)務(wù)層出不窮，我們更要學(xué)會(huì)思考變通，不要以財(cái)務(wù)固有思維來(lái)卡死業(yè)務(wù)的發(fā)展，而是在業(yè)務(wù)的多元化下積極尋找財(cái)務(wù)的支持，盡量規(guī)避業(yè)務(wù)發(fā)展的風(fēng)險(xiǎn)。這也是管理會(huì)計(jì)的方向。提供決策支持。

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對(duì)于私車公用這個(gè)話題，也不要一見(jiàn)到就說(shuō)必須簽協(xié)議開(kāi)租賃**，也要分情況，總之，要多思考，找到一個(gè)行之有效且不違反稅法的做法，同時(shí)加強(qiáng)和稅務(wù)的溝通，獲得事前的共識(shí)！

后記

對(duì)于小A的分析，領(lǐng)導(dǎo)比較滿意，后面領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)過(guò)和稅務(wù)部門(mén)的溝通后，將企業(yè)私車公用的報(bào)銷流程、單據(jù)要求整理成意見(jiàn)后會(huì)同公司其他部門(mén)一并制定出了一個(gè)符合公司經(jīng)營(yíng)管理需要的私車公用制度，這個(gè)制度屬于公司差旅費(fèi)報(bào)銷制度的一部分，在全公司執(zhí)行。